Bij de inventarisatie zijn drie ordeningen aangetroffen. De eerste en oudste ordening heette de Hoofdindeling Registratuurplan Onderzoek en Planning.
Deze ordening is waarschijnlijk opgesteld bij aanvang van het Sociografisch Bureau Zaandam door de medewerker die daarvoor speciaal was aangesteld, dhr. drs. O. Hoekstra. De ordening bestond uit rubrieken. Deze rubrieken zijn in de inventaris overgenomen. In de oorspronkelijke ordening staan bij elke rubriek de bijbehorende rapporten, ingekomen stukken en onderzoeksmaterialen genoteerd die door het Sociografisch Bureau Zaandam zijn gebruikt of opgesteld.
Een tweede ordening bevatte de rapporten en onderzoeksmaterialen die door het Sociografisch Bureau Zaanstreek zijn gebruikt en opgesteld. Hierin bevonden zich ook rapporten van het Sociografisch Bureau Zaandam. De rubrieken van de eerste ordening zijn hierbij gebruikt voor de indeling van de rapporten.
In een derde ordening stonden de rapporten vermeld die zijn opgesteld en gebruikt door de afdeling Onderzoek en Planning.
Bij de inventarisatie is gekozen voor de ordening van het Sociografisch Bureau Zaandam omdat in deze ordening het grootste deel van het archiefmateriaal is opgenomen.
Verouderde termen zijn vervangen door hedendaagse termen.
De rubrieken moesten worden aangepast bij de bewerking.
De titels van de rapporten zijn volledig overgenomen. De titels zijn veelal aangevuld met toelichtende informatie omdat de titel de inhoud van het rapport onvoldoende weergaf.

Na inventarisatie bleek dat er een aantal rapporten ontbraken. Deze zijn in de bijlage genoemd. Tijdens het inventariseren is gebleken dat meer recente rapporten niet meer in de oude ordening waren opgenomen. Deze meer recente rapporten waren niet meer onder te brengen in een van de rubrieken van de oude ordening. Door de inventarisator zijn er binnen de oude ordening en binnen de bestaande rubrieken nieuwe subrubrieken aangemaakt om deze meer recente rapporten in te kunnen plaatsen.
Daarnaast zijn er twee nieuwe rubrieken toegevoegd aan de oude ordening. Een rubriek voor de publicaties van het Sociografisch Bureau en een rubriek voor de boeken afkomstig uit de bibliotheek van het Sociografisch Bureau.
Tijdens een vergelijking van het archiefmateriaal met de rapporten en de codes die aan deze rapporten waren toegekend in de eerste ordening is gebleken dat er een aantal rapporten ontbraken in het archiefmateriaal dat was overgedragen aan het gemeentearchief. Van de ontbrekende rapporten is een lijst aangelegd.
Bij inventarisatie van de aanvullingen op het archief zijn een aantal rapporten aangetroffen die ontbraken in het hoofdgedeelte van het archief. Deze rapporten zijn toegevoegd in dit deel.

Archiefstukken die betrekking hebben op de Zaanstreek zijn opgenomen in het archief. Niet opgenomen in het archief zijn die archiefstukken die geen informatie over de Zaanstreek bevatten. Deze documenten zijn vernietigd.
Van de algemene volkstellingen voor Nederland zijn de volkstellingen van de Zaanse gemeenten opgenomen in het archief. In een aantal gevallen zijn de algemene volkstellingen voor Nederland in zijn geheel opgenomen omdat deze in boekvorm waren verschenen. Hiervoor is gekozen omdat er tijdens het onderzoek op het internet is gebleken dat er weinig volkstellingen in andere collecties voorkomen.

In het veld Nota Bene is de code opgenomen die oorspronkelijk aan de rapporten van het Sociografisch Bureau is toegekend. Deze oude orde is aangevuld met een R gevolgd door een cijfer. Dit heeft betrekking op het rapportnummer binnen de rubriek. Aan de hand van het rapportnummer is min of meer de chronologische uitgave van de rapporten en de onderlinge samenhang van de rapporten te herleiden. Om die reden is er voor gekozen deze oude orde op te nemen in de inventaris.

Het archief verkeerde in goede staat toen het is overgedragen aan het gemeentearchief.
De archiefstukken zijn materieel verzorgd. Het archief besloeg aanvankelijk 2,85 meter. 1,75 meter archiefmateriaal bestond uit dubbele materialen ten opzichten van het archief en bevatte tevens niet-Zaanse materialen. Deze materialen zijn vernietigd.