Het archief bevat de neerslag van het handelen van het gemeentebestuur van Zaandam in de periode (1800) 1813-1945 (1973). Het archief beslaat 3368 inventarisnummers en omvat circa 160 strekkende meter.
De begindatum van het archiefblok is ruwweg gelegd bij het instellingsjaar van de zelfstandige gemeente Zaandam. De eindcesuur ligt bij het laatste jaar van de Tweede Wereldoorlog. Daarmee overlapt dit archief het zogeheten Zaalberg-archief dat de periode 1850-1940 beslaat. Het Zaalberg-archief is ontstaan door de zaaksgewijze herordening van het - van oorsprong chronologisch gevormde - gemeentelijke archief door de Zaanse gemeentearchivaris Johan Zaalberg gedurende de jaren 1905-1910. Het verschil in ordeningssystematiek verklaart waarschijnlijk het naast elkaar bestaan van de twee archiefblokken. Zie verder het archief OA-0058 Gemeentebestuur Zaandam, 1850-1940.

Een groot deel van het archief OA-0054 is opgebouwd uit series van registers en vergelijkbare gelijkvormige delen, zoals journalen en katernen.
Onder andere de volgende stukken zijn seriematig in het archief van de gemeente aanwezig:
- vergaderstukken van het bestuur
- verordeningen, publicaties en verslagen betreffende de toestand in de gemeente
- ingekomen en uitgaande stukken, met bijbehorende indicateurs
- registers van de diverse gemeentelijke belastingen
- vergaderstukken, correspondentie en financiële stukken van gemeentelijke commissies, diensten en instellingen
- registers van algemeen financiële aard zoals rekeningen, begrotingen en de gemeentelijke ontvangsten en uitgaven
- politierapporten en ingekomen en uitgaande stukken van de gemeentepolitie
- registers betreffende de bevolkingsregistratie
- registers betreffende het beheer van begraafplaatsen
- inschrijvingsregisters en jaarregisters van de organisaties die betrokken waren bij de landsverdediging

Naast deze series bevinden zich in het archief ook losse stukken betreffende een breed scala van onderwerpen. Het archief bevat handgeschreven en gedrukte documenten, alsmede enkele tekeningen en schetsen. De stukken zijn in het Nederlands geschreven en incidenteel in een andere West-Europese taal. De bestanddelen zijn redelijk geordend en zijn veelal in goede staat. Enige stukken uit de periode komen voor restauratie in aanmerking.

Vermoedelijk was het archief van het gemeentebestuur vroeger gehuisvest bij het secretarie van de sinds 1811 zelfstandige gemeente Zaandam.
Tot 1974 waren er drie locaties die als archiefbewaarplaatsen voor de archieven fungeerden, op respectievelijk de Nicolaasstraat 1 en de Wilhelminastraat 1 en 6 te Zaandam.

Bij de samenvoeging in 1974 van de zeven Zaanse gemeenten tot de nieuwe gemeente Zaanstad werd door de voormalige gemeentesecretarissen het formele beheer van hun archieven overgedragen aan de nieuwe gemeentesecretaris van Zaanstad. Het archief en de ondersteunende diensten, onder de naam Bureau voor Heemkunde en Oud-Archief, vielen onder de secretarie-afdeling Onderwijs. Als voorlopige archiefbewaarplaats diende het pand Prins Bernhardplein 1 te Zaandam.

Van 1976 tot medio 1986 ressorteerde het archief onder de gemeente-archivaris van het zelfstandige Gemeentearchief Zaanstad, om hierna weer tijdelijk onder het beheer van de gemeentesecretaris te vallen.
In 1988 werd aan de Hoogstraat 30-34 te Koog aan de Zaan het Gemeentearchief Zaanstad gerealiseerd, dat de beschikking had over een archiefbewaarplaats die voldeed aan alle wettelijke vereisten.
In 2013 is het Gemeentearchief Zaanstad verhuisd naar het nieuwe gemeentehuis te Zaanstad, Stadhuisplein 100 Zaandam, en is het archief van het gemeentebestuur in de depots aldaar ondergebracht.

Het gemeentearchief van Zaandam dat in oktober 1973 werd overgedragen door Interne Zaken van de gemeente Zaandam aan de archiefbewaarder van de gemeente Zaanstad betrof in feite drie losse archieven, afkomstig van drie aparte locaties. De archieven werden aangeleverd in een bepaalde volgorde en van ieder archief was een plaatsingslijst gemaakt. Ter voorbereiding van de overbrenging werd meer de nadruk gelegd op de vastlegging van de aanwezige stukken dan op hun juiste beschrijving.
In het verleden zijn er dubbelen uit dit gemeentearchief vernietigd en zijn er stukken overgedragen naar andere archieven (zie Beheersdossier OA-0054 Gemeentearchief).
Ook is het archief in de loop der jaren verschillende keren aangevuld met losse stukken, zoals de oude inv.nrs. 829 (in 2002), 832-839 en 840-841 in 2011/2013.
In 2004 is door P.M. Kernkamp één overkoepelende plaatsingslijst opgesteld, waarin de bestaande plaatsingslijsten zijn opgenomen. In hetzelfde jaar zijn er diverse aanvullingen geïnventariseerd en als inv.nrs. 500-549 toegevoegd aan de plaatsinglijst. Stukken die eerder onvindbaar leken zijn eveneens in 2004 toegevoegd als inv. nrs. 550-740 en 750-769. In 2008 werd deze plaatsingslijst opnieuw aangevuld en herzien door R.M. Feld.

De plaatsingslijst bevatte summiere beschrijvingen van de dossiers en bestond bij aanvang van de selectie uit 841 inventarisnummers. Hierbinnen waren inventarisnummers te vinden die in het depot diverse meters besloegen. Zo had nr. 1 een omvang van 5 m¹ en bestond uit 94 omslagen.