Het archief van het gemeentebestuur Zaandam is in 1974 door de gemeente overgedragen. Het was toegankelijk via een samengestelde plaatsingslijst die later door het Gemeentearchief Zaanstad (GAZ) is gerubriceerd, aangevuld en opgenomen in het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis. Uit het archief vinden regelmatig opvragingen plaats vanuit het publiek.

In januari 2017 is DOCFactory gestart met de verdere ontsluiting van het archief om de inhoudelijke en fysieke toegankelijkheid voor het publiek te vergroten. Hiertoe is een nieuwe inventaris opgesteld, waarbij alle aanwezige archiefbestanddelen zijn gecontroleerd, voorzien van een uniek inventarisnummer, gerubriceerd en herbeschreven, zoveel mogelijk in hedendaags Nederlands. Begrippen die gangbaar zijn in de huidige archivistiek zijn gehandhaafd, waarbij de vertaling van het begrip is toegevoegd.

Bij de bewerking van het archief is de inventaris opnieuw ingedeeld in de hoofdrubrieken
- Stukken van algemene aard
- Stukken van bijzondere aard
- Gedeponeerd archief.
Afgezien hiervan is in grote lijnen de oorspronkelijke interne ordening aangehouden. Waar nodig is het rubriekenschema aangepast om een zo goed mogelijk beeld te geven van de gemeentelijke organisatie en de uitoefening van haar taken.

Er heeft een beperkte selectie plaatsgevonden op het archief, op basis van de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van ná 1850 uit 1983.

Na de bewerking telt de inventaris 3368 inventarisnummers.
De stukken zijn genummerd in de volgorde waarin ze in de archiefbewaarplaats zijn geplaatst, wegens de wisselende formaten van de stukken binnen de rubrieken van de inventaris.

De stukken zijn ontijzerd, voorzien van zuurvrije omslagen en in zuurvrije dozen opgeborgen.

Er is een lijst opgesteld van stukken waarvan de materiële toestand raadpleging vooralsnog niet toestaat.

Er is een vernietigingslijst opgesteld van de geselecteerde stukken, die voorgelegd is aan het GAZ. Deze lijst heeft hoofdzakelijk betrekking op dubbele exemplaren en financiële stukken van tijdelijk belang.

Bij de bewerking zijn een aantal dossiers aangetroffen die in aanmerking komen voor overdracht aan andere archiefblokken. Het betreft:

- inv.nr. 29n, rekeningkaarten van de fondsen van de gemeente met controleblad en jaarverslag, 1968-1970 (3 omslagen) die toegevoegd zijn aan OA-0059 Gemeentebestuur Zaandam;
- inv.nr. 3287, besluit van de regenten van het stadsweeshuis en armenhuis en leden van het algemeen armbestuur betreffende het aanhouden van de heer Sprangenberg als binnenvader alsmede het opstellen van een vacature voor een nieuwe binnenmoeder, 1858 (1 stuk), behorende bij OA-0059 Gemeentebestuur Zaandam;
- inv.nr. 177, registers van ingekomen en uitgaande stukken van de gemeentepolitie van Wormerveer, 1951-1974 (20 delen), die behoren tot OA-0122 Gemeentepolitie Wormerveer (OA-0122, inv.nr. 93-1835);
- inv.nr. 178a, registers van ingekomen gerechtelijke stukken van de gemeentepolitie van Wormerveer, 1952-1974 (8 delen) (OA-0122 inv.nr. 1836-1843), die behoren tot OA-0122 Gemeentepolitie Wormerveer.

Hierbij komen in de nieuwe inventaris de inv.nrs. 1816-1843 (oud inv.nrs, 177 en 178a) en 3287 (oud inv.nr. 740) te vervallen.

Op verzoek van het Gemeentearchief zijn twee indexen op de processen-verbaal van de gemeentepolitie uit het archiefbestand PA-0150, Firma Out, drukkerij, binderij, schoolleverancier, 1848-1980, opgenomen in dit archief. Op basis van persoonsnamen en onderzoek in kranten en dergelijke is geconcludeerd dat beide delen thuishoren in OA-0054. De voormalige inv.nrs. PA-0150 1130 en 1131 zijn opgenomen in OA-0054 als respectievelijk inv.nrs. 3362 en 3361.

De onderstaande stukken zijn niet aangetroffen in het archief tijdens de herinventarisatie:

- Gemeenteblad Zaandam; officieel orgaan der gemeente Zaandam, 1917-1928. Deze 9 delen zijn in te zien in de bibliotheek van het Gemeentearchief Zaanstad;
- Suppletoire Aanwijzende Tafel sectie F; Zuiderpolder/Westzijde. Met losse tafel sectie E; Huispolder en Horn, 1857-1863. Dit deel is verfilmd en op microfiche te raadplegen op de studiezaal van het Gemeentearchief Zaanstad.
- Opgaven van de hoeveelheid tarwemeel die is gebruikt door stijfselfabrikanten, 1866-1871, oud inv.nr. 285.

De beschrijvingen van de ontbrekende stukken zijn verwijderd uit de huidige inventaris.
De persoonlijke archiefbescheiden van Jan Prins, gemeentesecretaris van Zaandam in de periode 1835-1867, zijn beschouwd als gedeponeerd archief. Dit is conform de regels van de archivistiek.

In 2023 zijn de dag- en nachtrapporten van de gemeentepolitie (rubriek 2.2.5.4.) overgebracht naar het archief van het gemeentelijk politiekorps Zaandam (OA-0123). Dit in verband met digitalisering. Uiteindelijk behoren alle stukken betreffende de gemeentepolitie (rubriek 2.2.5.) in archief OA-0123 thuis, maar de rest van de verplaatsing volgt op een later moment.