Het notarieel archief is gescheiden in twee delen: het oud notarieel archief (ONA), dat van ca. 1630 tot en met 1842 loopt, en het nieuw notarieel archief (NNA), dat de periode vanaf 1843 beslaat. De archieven van notarissen zijn pas na 75 jaar openbaar en worden om de 10 jaar naar het gemeentearchief overgebracht.
Notarissen zijn particulieren, bekleed met openbaar gezag. Dat wil zeggen dat u hen nodig heeft voor bepaalde rechtshandelingen, zoals het kopen of verkopen (het 'transporteren') van een huis, of het maken van een testament. Daarnaast regelen notarissen boedelverdelingen na het overlijden van iemand. Van al die handelingen worden akten opgemaakt, waarvan de notaris meestal een afschrift bewaart. Notariële archieven zijn dan ook een rijke bron voor onderzoek. Niet elke plaats heeft of had een notaris, terwijl andere plaatsen meerdere notarissen kunnen hebben. Het aantal standplaatsen ligt vast. Men is niet verplicht naar de dichtstbijzijnde notaris te gaan, zodat het niet altijd even makkelijk is om een gezochte akte te vinden.
Komen mensen bij de notaris (in de akten heet dat 'verschijnen' of 'compareren') voor het een of ander, dan maakt de notaris een akte op. Die akte wordt door alle partijen getekend, waarna de akte aan de hoofdpartij wordt meegegeven. Die akte heet de 'grosse', hetgeen 'groot' betekent. Van de meeste akten behield de notaris een 'minuut', ofwel een afschrift. Minuut betekent 'klein'. Die minuutakten kunt u bij het gemeentearchief terugvinden.

De indeling van de toegang is primair alfabetisch op standplaats.Aangezien er binnen de grotere plaatsen meerdere notariskantoren gevestigd kunnen zijn is er voor gekozen om binnen deze standplaatsen te ordenen op het zgn. protocolnummer van het kantoor. Hierdoor is het mogelijk elkaar opvolgende notarissen per kantoor te raadplegen.
Het protocolnummer is afkomstig uit het zgn. protocollenregister van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. In 2003 is het Protocollenregister 1916-2003 verschenen, waarin alle notarissen vanaf 1916 zijn opgenomen. In het protocollenregister zijn van iedere notaris de volgende gegevens opgenomen: (1) naam en plaats van vestiging; (2) het nummer dat in het centraal testamentenregister aan de notaris is toegekend; (3) de namen van degenen van wie de notaris een protocol heeft overgenomen met vermelding van de plaats van vestiging en de periode dat zij in functie waren.
Inmiddels is het protocollenregister ook digitaal doorzoekbaar via de website: http://www.notaris.nl. Let wel het protococollenregister wordt hier opvolgersarchief genoemd.
De akten, met uitzondering van de uiterste willen, zijn per serie beschreven. Per inventarisnummer zijn het jaartal en het eerste en laatste aktenummer genoteerd.
Indien aangetroffen zijn de repertoires eveneens beschreven.

De wetgeving op het notarisambt schreef voor dat de notarissen repertoires moesten maken. Hierin werden per jaar in chronologische volgorde de opgestelde akten met de namen van de hoofdpartijen genoteerd. De notarissen zelf maakten geen alfabetische toegangen op naam, als gevolg hiervan zijn de notarisarchieven niet systematisch van indexen op persoonsnaam voorzien. Het aktenummer in het repertorium komt overeen met het aktenummer in de serie minuutakten van dat jaar. De repertoria vormen de ingang op de notariële archieven.
Het repertorium of repertoire werd in tweevoud opgemaakt. Het eerste exemplaar bevindt zich in het archief van de notaris. Het dubbele exemplaar werd na afloop van ieder jaar ingeleverd bij de rechtbank. De dubbele repertoria zijn te vinden in de archieven van de Arrondissementsrechtbanken.
Bij sommige notarissen vindt u naast het repertorium en de minuutakten ook een omschrijving 'protestregister' of ‘register van wisselprotesten’ vermeld. Dit betreft weigeringen tot uitbetaling van wissels, die via de notaris gedaan worden. Deze akten komen niet voor in het repertorium. U zult ze dus stuk voor stuk door moeten nemen. Aangezien het vaak slechts enkele exemplaren betreft hoeft dit geen bezwaar te zijn.