De inventaris is opgedeeld in een algemeen gedeelte en een bijzonder gedeelte. In het eerste deel zijn stukken met een algemeen karakter geplaatst, zoals notulen van de raadsvergaderingen. In het bijzondere gedeelte komen stukken betreffende het organisme en de taken van de organisatie aan bod.

Voor de raadpleger van dit archief is het van belang te weten dat is besloten, bescheiden, betrekking hebbende op doorlopende zaken, welke door de administratie van Zaanstad nog veelvuldig gebruikt werden, over te brengen naar het dynamisch archief Zaanstad.

Eenzelfde besluit werd genomen ten aanzien van bescheiden, betrekking hebbende op raadsbesluiten inzake eigendomstransacties van onroerend goed, waarvan het notarieel transport vóór 1 januari 1974 nog niet had plaatsgevonden. De raadpleger van dit archief zal dus ook het archief Zaanstad in zijn onderzoek moeten betrekken.

De inventarisnummers hebben geen doorlopende nummering. Bovendien komen er gaten in de nummering voor als gevolg van de verwijdering van archiefstukken door de overdracht naar andere archieven of door de vernietiging van de stukken.

Een aantal stukken is niet openbaar. Deze stukken hebben de openbaarheidsbeperking A of B gekregen. Voor ontheffing van de openbaarheidsbeperking is toestemming van de gemeentearchivaris van Zaanstad noodzakelijk.

Het archief van de gemeentelijke vrijwillige brandweer (1883-1940) is te vinden als OA-0186.